Con la pasión que nos mueve por transformar la gestión continua de riesgos en el sector de la construcción, el pasado 25 de octubre invitamos a Oriol Ribas, Country Manager de Ferrovial Construcción y ex Director Adjunto del Proyecto ITER, a participar en el primer webinar de Transformación Digital organizado por Beawre. Oriol cuenta con más de 20 años de experiencia gestionando proyectos de construcción en España, Reino Unido y Francia. Comenzaron a utilizar Beawre Control en 2019. Le pedimos que compartiera su punto de vista sobre los principales desafíos en torno a la gestión de proyectos en megaproyectos. En este post, queremos compartir los principales puntos de vista que Oriol compartió con nosotros a través de este webinar.
La grabación completa del webinar utilizado para inspirar, informar y elaborar este post puede encontrase here.
En este post aprenderá:
Cómo su necesidad de respetar la planificación en un proyecto de construcción está vinculada a la gestión continua de riesgos en los flujos de trabajo.
Los retos de gestión de proyectos a los que se enfrenta cuando intenta evitar retrasos y excesos de presupuesto en grandes proyectos de construcción.
Retorno de la inversión al utilizar herramientas digitales de gestión continua de riesgos para controlar mejor sus flujos de trabajo.
Criterios para elegir sus soluciones digitales (de gestión de riesgos) en el sector de la construcción.
Nada está acabado hasta que no ha empezado
Aunque cada proyecto es diferente, la mayoría de los grandes proyectos de infraestructuras comparten retos similares desde el punto de vista de la gestión de proyectos. La mayoría de estos retos están relacionados con el cumplimiento de la planificación. Cualquier retraso en la planificación se traduce en retrasos en el proyecto y sobrecostes presupuestarios. Si hay una verdad incuestionable, es que el tiempo extra en un proyecto de construcción es muy caro. Controlar los riesgos relacionados con el incumplimiento de la planificación y los retrasos es, pues, esencial en este tipo de proyectos.
Según Oriol Ribas, hay tres áreas principales que deben gestionarse desde una perspectiva basada en el riesgo para evitar problemas de planificación en cualquier proyecto grande y complejo:
Trabajo previo: como Oriol suele decir a sus equipos: "nada está acabado hasta que no está empezado". Para terminar a tiempo, hay que empezar a tiempo. En el caso de proyectos complejos, siempre hay mucha documentación que resolver antes de empezar a vaciar el hormigón en la obra.
Gestión de cambios: los clientes y otras partes implicadas en la ejecución de los proyectos producen continuamente cambios mayores o menores. Estos cambios, normalmente inesperados, deben gestionarse y abordarse con diligencia.
Complejidad de las obras: sobre todo en los grandes megaproyectos, hay que ejecutar trabajos complejos y es bastante habitual que el rendimiento sea inferior.
En este post, vamos a centrarnos en la necesidad de controlar los riesgos en el trabajo previo.
Ya no estamos en la era de la información, sino en la era de la atención
La gestión de grandes cantidades de datos produce mucho "ruido" en la comunicación dentro de los equipos y entre ellos. Las tareas continuas y repetitivas acaban produciendo una gran cantidad de comunicaciones que se traducen en un número muy elevado de correos electrónicos al día (muchos de ellos generados automáticamente por sus herramientas digitales, por ejemplo, su Sistema de Gestión Electrónica de Documentos (EDMS)). Por lo tanto, centrar su atención en los retos adecuados es esencial para abordar los temas más importantes y no perderse entre demasiada información. Muy a menudo, el trabajo diario te hace perder de vista las prioridades reales definidas en el contrato.
La medicina de la complejidad: La anticipación
Como destaca Oriol Ribas, cada vez más, la autonomía en un proyecto de construcción se convierte en un recuerdo de tiempos pasados. A medida que aumenta la complejidad en los grandes proyectos y crece el número de partes interesadas en un proyecto, observamos una también creciente falta de autonomía. Inevitablemente, esto se traduce en un mayor tiempo para tomar decisiones. No parece que esta tendencia vaya a cambiar pronto.
En consecuencia, las herramientas digitales que ofrecen una descripción precisa del presente o incluso cierta capacidad de análisis del pasado pueden no ser suficientes. La información prospectiva se convierte en clave para anticiparse a lo que va a ocurrir en sus flujos de trabajo y centrar la atención en los retos adecuados en cada momento.
Desafíos en los datos del sector de la construcción
Independientemente del nivel de madurez digital de una organización del sector de la construcción, existen dos retos constantes a los que pueden enfrentarse:
Los datos están perpetuamente fragmentados debido al uso de múltiples herramientas digitales para gestionar la información (por ejemplo, EDMS, sistema de gestión de programas, ERPs (Enterprise Resources Planning), hojas de cálculo de Microsoft Excel, etc.).
Estas herramientas no son interoperables y no pueden intercambiar datos fácilmente, normalmente porque las proporcionan distintos proveedores de la competencia. Incluso cuando su organización intenta adoptar una plataforma "todo en uno", sigue teniendo que enfrentarse a situaciones habituales, como la participación en empresas conjuntas en las que otros socios imponen sus propias herramientas o cuando su cliente impone herramientas digitales. De un modo u otro, la falta de interoperabilidad siempre provocará problemas que pondrán en peligro el rendimiento de su ecosistema digital.
A esta lista puede añadirse un tercer reto, relacionado con la falta de agilidad de las organizaciones del sector de la construcción para tomar decisiones relacionadas con los cambios en sus sistemas informáticos. Muy a menudo, la combinación de estos tres aspectos acaba derivando en el uso excesivo de hojas de cálculo para rellenar los huecos que dejan todas aquellas funcionalidades que no proporcionan las herramientas digitales actuales. Por ejemplo, acabamos gestionando la planificación de la documentación o los comentarios de la revisión del diseño en una enorme hoja de cálculo de Microsoft Excel. Sin embargo, la alternativa, que puede consistir en sustituir las herramientas por opciones más modernas, no es factible en la práctica debido a numerosos obstáculos culturales y organizativos.
Probablemente, no se discutiría el hecho de que las hojas de cálculo no son la mejor forma de gestionar los datos. Básicamente, el uso de hojas de cálculo atenta contra todos los aspectos anteriores que mencionamos en este post: limitan tu capacidad para analizar datos y dirigir tu atención, comprender el nivel de riesgo y anticipar lo que va a suceder en tus flujos de trabajo.
Así que, como recomendación directa, Oriol sugiere identificar los flujos de trabajo repetitivos que generan dolor en su organización y encontrar mecanismos para respaldar la gestión de riesgos de manera más eficaz, relacionados con esos flujos de trabajo.
Transformación impulsada por el ROI (Retorno de la inversión)
El sector de la construcción no es una excepción y, como en cualquier otro sector, la transformación debe estar impulsada por una clara motivación empresarial. Así pues, una pregunta legítima es qué debería motivar a las empresas de la construcción a controlar los riesgos en tiempo real a través de fuentes de datos fragmentadas generadas mediante herramientas digitales no interoperables.
Para Oriol la respuesta a esta pregunta es bastante sencilla:
En primer lugar, evita que su personal pase miles de horas alimentando y actualizando hojas de cálculo de Microsoft Excel y cruzando y analizando información manualmente, siempre que los "dashboards" sean accesibles y fáciles de usar. Las herramientas capaces de agregar información de distintas fuentes son clave para resolver este problema.
Aunque medir la cantidad exacta de ahorro producido por el uso de herramientas digitales para gestionar continuamente los riesgos sigue siendo un reto, basándose en su experiencia, se siente cómodo afirmando que el ahorro en megaproyectos puede ser muy grande, del orden de millones. Oriol cree que esto es especialmente cierto en proyectos con clientes que no están dispuestos a entender que estos retrasos pueden no deberse a su rendimiento.
Un tercer aspecto importante es que cualquier solución que mejore la visibilidad y la comprensión de los datos también puede aportar beneficios rápidos que no se habían previsto al aplicar una solución para supervisar los flujos de trabajo y controlar los riesgos. Por ejemplo, darse cuenta de que una parte importante de la documentación nunca fue aprobada realmente. El retorno de la inversión (ROI) producido por una mejor visibilidad de los datos no es insignificante.
Aprovechando la Energía Ilimitada de las Estrellas
Las opiniones de Oriol expresadas en este post están avaladas por su experiencia en diferentes proyectos y, en particular, en el proyecto ITER. ITER ("El Camino" en latín) es uno de los proyectos energéticos más ambiciosos del mundo en la actualidad. En el sur de Francia, 35 países colaboran para construir el tokamak más grande del mundo, un dispositivo de fusión magnética que se ha diseñado para demostrar la viabilidad de la fusión como fuente de energía a gran escala y sin emisiones de carbono.
Ferrovial, Vinci y otras empresas crearon una UTE para construir los edificios principales del reactor nuclear. Se trataba de un contrato de 7 millones de horas que incluía obra civil y algunos trabajos de acabado. El contrato, firmado en 2012, ha vivido lo suficiente como para ver la continua transformación digital que está experimentando el sector de la construcción. Se trata de un proyecto de gran envergadura en el que intervienen muchos procesos y partes interesadas, por lo que la trazabilidad es esencial.
Oriol dirigió a 200 personas en plantilla y 800 trabajadores a pie de obra. Entre los muchos retos que debían afrontar, querían mejorar el conocimiento y el control de los 1200 documentos que intercambiaban cada mes.
Criterios para elegir sus soluciones digitales (de gestión de riesgos) en el Sector de la Construcción
Cuando Ferrovial, Vinci y los demás socios de la UTE del ITER eligieron Beawre Control, tenían una idea clara de los criterios que utilizaban para seleccionar la herramienta, basados en los elementos comentados anteriormente.
Oriol resume los criterios más importantes que utilizan para seleccionar nuevas herramientas digitales que les ayuden a mejorar el rendimiento y gestionar el riesgo en tiempo real:
Sin intrusismo: detectaron la necesidad de controlar los flujos de trabajo y predecir la evolución de la aprobación de la documentación cuando el proyecto ya estaba en marcha. Querían controlar la capacidad de los subcontratistas para entregar a tiempo y su capacidad para cumplir los plazos con sus clientes. Sin embargo, no podían permitirse cambiar las herramientas digitales que ya se estaban utilizando. Las nuevas herramientas digitales deben integrarse perfectamente en el ecosistema digital existente para cubrir el puente entre todas las partes implicadas en el proceso, que pueden estar utilizando herramientas diferentes. Las nuevas soluciones tampoco deben obligarles a cambiar sus flujos de trabajo. Por último, no deben introducir ruido innecesario en la comunicación y proporcionar únicamente cuadros de mando sencillos y claros, cuando sea necesario.
Contribución a la cohesión: dado que ya disponemos de numerosas herramientas, como sistemas de gestión de programas, EDMS, ERPs, etc., cualquier nueva solución debería contribuir a que el ecosistema digital de la empresa sea más sólido y cohesionado, en lugar de contribuir a una mayor fragmentación y falta de interoperabilidad. El hecho de que distintas piezas de información, como el programa o el calendario y la documentación o los permisos, sean gestionadas por herramientas diferentes impide cruzar y analizar estos datos de forma conjunta, impidiendo a las empresas un análisis mucho más profundo y rico que les ayude a comprender mejor el estado de los proyectos. Las nuevas herramientas deben contribuir a resolver este problema en lugar de agravarlo.
Precios competitivos y predecibles: los márgenes de los proyectos suelen ser cortos en la mayoría de los proyectos de construcción. Las soluciones digitales deben demostrar el retorno de la inversión. Aunque los enfoques de pago por uso se han convertido en un estándar para las soluciones SaaS, siguen representando un obstáculo en el sector de la construcción, donde suele haber una falta de control sobre el número de veces que se ejecutan los flujos de trabajo y, por lo tanto, resulta complicado estimar el coste real de esas herramientas digitales.
Ir más allá de la simulación de Monte Carlo, utilizar la IA: los riesgos financieros se han analizado en profundidad y existen modelos bien definidos que explican el comportamiento financiero de los proyectos. Como el modelo es bien conocido, es posible realizar simulaciones sobre él (por ejemplo, utilizando la simulación de Monter Carlo). El problema es que cuando se quiere generalizar el concepto de riesgo para aplicarlo a flujos de trabajo y operaciones generales, estos modelos ya no están definidos y, por tanto, la simulación sin modelo resulta inútil. Esta es su oportunidad para encontrar formas prácticas de hacer un uso inteligente de la IA. Tienes que encontrar soluciones que utilicen la IA para aprender nuevos modelos, que expliquen el comportamiento real de estos flujos de trabajo en tu proyecto, y luego predecir basándote en ellos, para realizar una evaluación en vivo de lo que sucede a diario, de modo que puedas reaccionar con antelación. No hay modelo desde el principio, sino que la IA aprende y modela activamente.
Socio más que proveedor: la transformación digital en la construcción es un proceso continuo. Recuerde que no necesita un simple proveedor para su próxima herramienta digital, necesita un socio comprometido a apoyar el viaje de transformación digital de su organización y dispuesto a resolver cualquier problema que pueda surgir.
Para saber más sobre este debate, vea la grabación del seminario web aquí.